Mail Server

 

MAIL SERVER

 

PENGERTIAN

Mail server adalah sebuah program berbasis cloud computing dalam layanan internet yang digunakan untuk melayani pengiriman atau penerimaan email via jaringan server mail yang sama. Mail server dapat mengumpulkan, memproses dan mengirim data dan informasi dalam bentuk email / surat elektronik melalui domain email khusus atau domain email. Server email menggunakan area layanan client-server, di manaklien dapat mengakses server email melalui aplikasi.

Ada tiga protokol utama untuk mengirim email melalui Mail server yaitu: protocol SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), POP3 (Post Office Protocol V3), dan IMAP SMTP. SMTP paling umum digunakan untuk menyimpan data dan mengirim email ke alamat email lain yang ingin Anda alihkan. POP3 dan IMAP lebih sering digunakan untuk memudahkan pengguna membaca dan mengakses email dari jarak jauh.

 

KOMPONEN MAIL SERVER

1. MUA (Mail User Agent)

MUA adalah aplikasi yang digunakan untuk menyusun, mengirim, dan menerima email. Contoh MUA misalnya adalah Yahoo, Gmail, Outlook, dan layanan email yang lain. 

Beberapa MUA bisa tampak lebih grafis, seperti Evolution, Thunderbird, dan Outlook, atau memiliki interface yang berbasis teks sederhana seperti Mutt.

2. MTA (Mail Transport Agent) 

MTA merupakan salah satu komponen mail server yang bertugas menerima dan mengirim email dari komputer yang satu ke komputer yang lain. MTA memainkan peranan penting dalam sistem penanganan pesan internet. Beberapa tugas MTA antara lain:

· Menerima email.

· Meminta catatan mail exchange dan memilih server email untuk mentransfer email.

· Mengirim pesan respons otomatis jika pesan gagal sampai tujuan. 

Ada dua MTA yang paling umum dan sering digunakan yaitu:  

· Postfix adalah Mail Transfer Agent (MTA) gratis yang bertugas menentukan rute pengiriman email. Mail server ini sudah dapat digunakan di Mac OS X selain Linux atau Unix.

· Qmail Sama halnya dengan Postfix, Qmail merupakan MTA yang beroperasi di Linux atau Unix. Qmail diklaim sebagai mail server paling aman karena belum ditemukan celah sedikit pun terkait sistem keamanannya. Qmail tercatat pernah digunakan oleh penyedia layanan email gratis seperti Hotmail dan Yahoo. 

3. MDA (Mail Delivery Agent)

MDA adalah sebuah software komputer yang bertanggung jawab mengantarkan email dari MTA sever. MDA juga dikenal sebagai LDA atau Local Delivery Agent. Beberapa MTA dapat mengisi peran MDA ketika mereka menambahkan pesan email baru ke file pesan pengguna lokal.

 

PROTOKOL MAIL SERVER

1. SMTP atau Simple Mail Transfer Protocol 

SMTP adalah protokol standar untuk transmisi atau pengiriman email. Protokol ini bertugas melakukan komunikasi dengan server untuk mengirimkan email dari lokal email ke server email.  

Dalam proses kerjanya, SMTP dikontrol oleh MTA yang ada pada email server Anda.

2. POP3 atau Post Office Protocol 

POP 3 adalah versi ketiga dari metode penerimaan email. POP3 menerima dan menyimpan email untuk seseorang sampai mereka mengambilnya. POP3 adalah protokol server/client tempat di mana email dikirimkan dari server menuju email lokal. 

POP3 bekerja dengan mengontak server email Anda, lalu mengunduh semua pesan baru dari email lokal. Setelah Anda mengunduhnya, mereka akan hilang dari server. 

Jadi, jika Anda memutuskan untuk memeriksa email Anda dengan gadget yang berbeda, pesan yang sudah Anda unduh sebelumnya tidak akan ada lagi. Itulah mengapa, ada baiknya untuk melakukan back up. 

POP3 cocok digunakan untuk Anda yang biasanya membuka email dengan hanya satu gadget.

3. IMAP atau Internet Message Access

IMAP memungkinkan Anda dapat mengakses email Anda di mana pun Anda berada, biasanya diakses melalui internet. Ketika Anda membaca email menggunakan IMAP, Anda sebenarnya tidak mengunduh atau menyimpannya ke komputer, tetapi membacanya melalui server. 

Untuk Anda yang sering bepergian dan sering menggunakan berbagai gadget untuk mengakses email, kami sarankan untuk menggunakan servis email berbasis IMAP.

 

CARA KERJA MAIL SERVER

Pada dasarnya, cara kerja utama mail server adalah sending email (mengirim email) dan receiving email (menerima email). Dua pekerjaan itu dilakukan dengan menggunakan protokol email standar. 

Protokol SMTP bertugas mengirim pesan dan menangani permintaan surat keluar. Sedangkan protokol IMAP dan POP3 bertugas menerima pesan dan kemudian memprosesnya. 

Cara Kerja Mail Server terdiri dari beberapa tahapan,yaitu :

Tahap 1: Mengirim Pesan

Setelah membuat pesan dan meng-klik tombol send, MUA akan mengirim email tersebut. Kemudian, email penerima/ klien akan terkoneksi dengan server SMTP domain Anda. Server ini bisa bernama apa saja, misalnya smtp.misalnya.com.

Tahap 2: Email penerima berkomunikasi dengan server SMTP 

Email penerima/klien berkomunikasi dengan MTA server yang menggunakan SMTP. Kemudian memberikannya alamat email Anda, alamat email penerima, isi pesan dan lampiran.

Tahap 3: Server SMTP memproses alamat email penerima 

Setelah berkomunikasi dengan email penerima, komponen MDA melalui SMTP akan memproses alamat email penerima (khususnya domain-nya). Jika nama domain sama dengan pengirim pesan, maka pesan akan langsung dialihkan ke server domain POP3 atau IMAP. 

Namun, jika domain berbeda, server SMTP akan berkomunikasi dengan server domain terlebih dahulu. 

Tahap 4: Server SMTP pengirim berkomunikasi dengan DNS

Agar bisa menemukan server penerima, MTA melalui SMTP harus berkomunikasi dengan DNS. Atau, Server Nama Domain. Nanti DNS akan mengambil nama email domain penerima, lalu menerjemahkannya menjadi sebuah IP address.

Kenapa harus dijadikan IP address? Karena server SMTP pengirim tidak bisa menyalurkan email dengan benar hanya dengan nama domain. Maka, dibutuhkan IP address, yang merupakan sebuah nomor identitas setiap komputer yang terkoneksi internet.

Dengan mengetahui informasi IP address-nya, mail server dapat bekerja dengan lebih efisien.

Tahap 5: Email terkoneksi dengan server SMTP

Setelah server SMTP memiliki IP address penerima, maka email yang diteruskan MDA/MTA dapat terkoneksi dengan server SMTP. Proses ini tidak terjadi begitu saja. Karena, sebenarnya pesan yang dikirim tadi harus melewati serangkaian proses SMTP, sampai akhirnya tiba di tujuan.  

Tahap 6: Server SMTP penerima memindai pesan masuk. 

Di tahap ini MUA memindai pesan masuk. Jika ia mengenali domain dan username, pesan akan diteruskan ke server POP3 atau IMAP domain. Dari sana, pesan akan ditempatkan di antrean sendmail. Pesan akan berada di antrian sendmail sampai email penerima mengizinkannya untuk diunduh. 

 

JENIS - JENIS MAIL SERVER

1. Sendmail 

Bagi para pengguna sistem operasi Linux atau Unix, jenismail server yang satu ini tentu sudah tidak asing lagi. Sendmail tercatat banyak digunakan oleh para pengguna OS Linux/Unix karena menjadi sistem mail sever yang paling standar.

2. Postfix 

Postfix adalah jenis mail server yang dibuat berdasarkan hasil pengembangan lebih lanjut dari Sendmail. Menariknya, Postfix juga sudah dapat dijalankan pada sistem operasi Mac OS X selain Linux/Unix jadi tidak heran jika server ini biasa dijadikan opsi untuk menggantikan server Sendmail.

3. Qmail 

Berbeda dari dua jenis mail server sebelumnya, mail diklaim sebagai mail server paling aman yang saat ini bisa didapatkan. Asumsi tersebut muncul berdasarkan fakta bahwa Qmail belum memiliki celah sedikitpun terkait potensi yang dapat menggangu atau merusak sistem keamanan. Qmail sendiri juga tercatat digunakan oleh provider layanan email gratisan seperti Yahoo dan Hotmail.

 

FUNGSI MAIL SERVER

Fungsi utama mail server adalah sebagai program yang mengatur agar email dapat dikirim oleh pengirim email dan diterima oleh penerima email dengan aman, cepat, dan tanpa kendala. Mail server juga digunakan untuk mengatur penerimaan, pengolahan, pengaturan, serta penyalur proses respon atas email-email yang masuk kedalam kotak masuk pesan. Tujuan dari layanan dan program mail server itu sendiri adalah membuat jaringan dan koneksi transportasi email menjadi lebih aman, cepat, tanpa gangguan, dan lain sebagainya.

Tidak hanya itu, fungsi utama dari program mail server adalah sebagai aplikasi yang dapat digunakan untuk menginstall email. Oleh sebab itu, aplikasi mail server sangat penting untuk digunakan dan dimanfaatkan yaitu untuk mengatur jalannya proses distribusi email serta program untuk merespon setiap email yang masuk maupun keluar. 

 

CONTOH MAIL SERVER

Pada dasarnya mail server bekerja dalam mode client server. Maka dari itu, ada beberapa aplikasi dan program mail server yang dapat dibedakan berdasarkan komponennya menjadi tiga macam, yaitu sebagai berikut :

a.    Komponen Mail Transfer Agent (MTA), contohnya aplikasi Sendmail, Postfix, Exim, Qmail, MAilX, Pine, dan Netscape.

b.     Komponen Mail Delivery Agent (MDA), contohnya mail server  yang berfungsi mendistribusikan email yang datang ke MTA sesuai mailbox masing-masing user.

c.     Komponen Mail User Agent (MUA), contohnya Thunderbird, Outlook, Eudora Mail, Kmail, dan Evolution.

KELEBIHAN MAIL SERVER

· Memiliki nama email sendiri
Untuk suatu perusahaan merupakan suatu penguatan brand dari perusahaan, karena dengan penggunaan brand domain email yang khusus.

· Lebih menghemat bandwith
Tentunya menggunakan mail server sendiri yang digunakan khusus untuk jaringan private, misalnya digunakan hanya untuk email karyawan perusahaan Anda, tentu akan lebih menghemat penggunaan bandwidth perusahaan. Artinya mail server tersebut hanya digunakan oleh internal karyawan perusahaan Anda. Semakin sedikit pengguna mail server, tentunya bandwidth yang diperlukan juga akan semakin sedikit bukan? Selain itu, menggunakan mail server pribadi juga menguntungkan pada saat terjadi kemungkinan server down atau crash karena banyaknya user yang mengakses email pada saat yang bersamaan, kemungkinannya juga akan semakin sedikit.

· Lebih cepat & efisien
Memiliki private mail server akan berdampak pada minimnya resiko email yang tidak terkirim karena berbagai faktor dan alasan baik pengaruh dari server itu sendiri maupun program dan aplikasinya. Selain itu memiliki mail server pribadi lebih cepat dalam proses pengiriman serta penerimaan email karena traffic yang relatif lebih ‘sepi’ jika dibandingkan dengan mail server gratis dan publik. Hal inilah yang dapat membuat Anda tidak akan menghabiskan banyak waktu hanya untuk mengurus keperluan email.

· Mudah mengatur account
Memiliki mail server sendiri tentu akan lebih mudah dalam pengaturan dan konfigurasi email. Akun-akun email yang dimiliki juga tentu lebih mudah dalam pengoperasian, pengaturan, serta maintenancenya.
Jika terjadi hal-hal diluar dugaan, bisa langsung ditangani sendiri
Ini kelebihan yang membuat private mail server lebih diminati oleh para pelaku bisnis dan pemilik perusahaan. Memiliki mail server sendiri akan lebih mudah dalam penanganannya. Karena tentu Anda mengetahui bagaimana cara menghubungi team support dari third party penyedia mail server tersebut. Hal ini lebih mudah jika dibandingkan Anda harus menghubungi team support Google atau Yahoo untuk keluhan, pengaduan, serta penanganan yang cepat.

· Lebih private dan aman
Memiliki private mail server sendiri tentu artinya memiliki jaringan sendiri yang digunakan oleh internal user yang yang menggunakan mail server tersebut untuk urusan pekerjaan. Private mail server yang digunakan oleh user pun akan lebih aman karena penggunaan dan pengelolaan hanya digunakan oleh jaringan internal.

 

KEKURANGAN MAIL SERVER

· Tidak Praktis Dari Segi Infrastruktur
Kita harus menyiapkan infrastruktur sendiri yang biasanya terdiri dari koneksi internet dan server. Biasanya beberapa perusahaan mereka berlanganan colocation server di beberapa data center penyedia service colocation, jadi mereka hanya perlu menyiapkan server nya saja, untuk akses internet sudah diberikan oleh penyedia layanan colocation.

· Management Server
Jika anda memutuskan untuk memiliki mail server pribadi tentu anda harus sudah tau cara setting dan configurasi server tersebut, dari sisi OS dan aplikasi pendukung untuk aktifitas mail server. Management server ini mencakup mengatur backup secara berkala, monitoring antrian email, menghindari aktifitas SPAM dll. Tapi biasanya perusahaan-perusahaan besar mereka tidak mau dipusingkan dengan hal ini, mereka tinggal menyewa service manage server pada provider colocation yang bekerja sama dengan mereka.

· Aktifitas SPAM
Berhubungan dengan point ke dua diatas, aktifitas SPAM ini yang harus sangat di hindari bagi mail server, untuk itu diperlukan kemampuan dan skill lebih untuk menghindari hal ini.

 

REFERENSI

https://qwords.com/blog/mail-server-adalah/

https://www.niagahoster.co.id/

https://www.diskusiwebhosting.com